Seuraavassa on muutamia vinkkejä oman rekrytointiosaamisesi ja yrityksesi rekrytointiprosessin kehittämiseen.
Ennen työhaastattelua
Alkukarsinta. Nykyisessä työmarkkinatilanteessa työnhakijoiden määrä voi olla suuri. Tämä tietenkin tarkoittaa monien hakijoiden karsimista. Jos olet jostakin henkilöstä epävarma, esimerkiksi kotipaikkakunnan vuoksi, kannattaa hänelle soittaa, ja kysyä miksi hän hakee työtä kaukaa. Ehkä hänen kumppaninsa on muuttamassa. Ennakkokarsinta ei saa olla liian tiukka, vaan kannattaa tavata useita kanditaatteja, ei vain yhtä tai kahta. Yksi henkilö tulee kyseeseen vain, kun kyseessä on jo hyvin tuntemasi henkilö tai erittäin luotettava referenssi.
Määritä valintakriteerit. On aivan liian tyypillistä, että rekrytoija aloittaa hakijoiden haastattelun miettimättä ensin, mikä on hän oikeastaan on etsimässä. Suosittelen laatimaan lomakkeen, jossa on yleisiä kriteereitä, kuten ”ongelmanratkaisukyky, työkokemus, työskentelytyyli, vuorovaikutustaidot, jne.” Esimerkiksi työkokemus voidaan jakaa edelleen osiin: on johtanut tiimiä, myyntikokemus, työskennellyt pienyrityksessä aiemmin, jne. On tärkeää tietää 4-5 tärkeintä rekrytointikriteeriä, koska ne toimivat pohjana syvä sukelluksiin haastatteluissa.
Johda rekrytointiprosessia. Rekrytointiin kannattaa asennoitua tehokkaan prosessin organisoijan roolista käsin. Mikä on projektin aikataulu osatekijöineen? Koska tarkastat hakemukset, koska ilmoitat ei-valituille, koska haastattelet kanditaatit, koska tehdään soveltuvuusarviointi ja koska olet toivottavasti valinnut jonkun?
Rekrytointiprosessin johtamisessa tyypillinen virhe on edetä jonkun kanditaatin kanssa hyvin nopeasti, ja jäädä sitten odottamaan lisää hakijoita. Ihmiset olettavat prosessin loppuneen heidän osaltaan, jos he eivät kuule yli 3 viikkoon mitään. Kyse on myös yrityksen brandin rakentamisesta.
Järjestelmä, jolla keräät rekrytointiin liittyvää tietoa, voi tehdä rekrytointiprosessista joko sujuvan tai työlään. Voit esimerkiksi perustaa jokaista haettavaa tehtävää varten oman gmail-osoitteen, ja määrittää sinne automaattivastauksen tulleisiin hakemuksiin. Luo sähköpostitilille erillisiä kansioita: ”hylätty”, ”prosessissa”, ”soita”, ”haastattelu”, ”finalisti”.
Työhaastattelu
Lue ansioluettelot AINA ennen tapaamista. Sillä, että et etukäteen tutustu hakijan ansioluetteloon, haaskaat arvokasta haastatteluaikaa. Aloitan itse työhaastattelun vaikka mieluummin 5 minuuttia myöhässä kuin jätän ansioluettelon ja hakemuksen lukematta. Tapanani on alleviivata näistä mielenkiintoisia kohtia, ja sukeltaa niihin haastattelussa.
Keskity työhistoriassa olennaiseen. On vaara, että suhteettoman suuri osa haastattelusta kuluu vain hakijan työhistorian läpikäyntiin (asiat lukevat CV:ssä). Vältä tämä pyytämällä hakijaa esittämään työhistoriansa 5 minuutissa.
Sukella keskeisiin kriteereihin. Työhaastattelun tärkein osa on tehtäväkohtaisiin teemoihin ja kriteereihin sukeltaminen. Esimerkiksi myyjäkanditaattia haastatellessa voit pyytää häntä kertomaan jostain myyntikampanjasta, jonka parissa hän on työskennellyt. Mene syvälle konkretiaan ja yksityiskohtiin: Miten tiimi otti ensin yhteyttä asiakkaisiin? Ketä vastaan he kilpailivat? Miksi he voittivat diilin? Miten he lähestyivät jotain määrättyä tilannetta tai kohtaamaansa ongelmaa?
Asiakeskeisen sukelluksen jälkeen on luonnollista sukeltaa hakijan subjektiivisempiin kokemuksiin työstä. Voit esimerkiksi kysyä hänen huippukokemuksista tai aallonpohjista työssä. Mikä saa hänet pitämään työn tekemisestä? Mitä hän toivoisi uudelta työyhteisöltä? Kriteereihin sukeltaminen on paras tapa tunnistaa, ketkä tehtävään soveltuvat kanditaatit muista.
Älä ole äänessä liikaa! Lyhyt yrityksestä ja tehtävästä kertominen on sopivaa haastattelun alussa, mutta siihen keskittymistä tulee välttää. Hakijat odottavat, että tutustuisit heihin – he eivät tulleet paikalle kuulemaan löpinöitä yrityksestäsi. He tulivat saadakseen työpaikan.
Säästä loppuun aikaa kysymyksille. Voit mainita haastattelun alussa säästäväsi lopussa aikaa (10-15 minuuttia) mahdollisille kysymyksille. Jos hakijalla ei ole sen vertaa uteliaisuutta sinusta, yrityksestä tai tehtäväroolista, että kysyisi kysymyksiä, älä palkkaa häntä.
Tee muistiinpanot ja pisteytys heti. Tunti haastattelun jälkeen olet jo todennäköisesti unohtanut monta keskeistä asiaa. Varsinkin jos näet lyhyen ajan sisällä useita kanditaatteja, voit olla varma, että heidän sanomisensa alkavat sekoittua toisiinsa. Ei ole koskaan niin kiireistä päivää, ettei haastatteluista ehtisi tehdä yhteenvetoa. Ansioluettelo on hyvä paikka tehdä haastattelumuistiinpanoja hakijan puhuessa. Lupaavalta vaikuttavia kanditaatteja on kuitenkin jälkikäteen helpompi vertailla ja pisteyttää yhdessä lomakkeessa (jonka laatimisesta mainitsin artikkelin alussa).
Rekrytointiprosessin loppuun saattaminen
Useita tapaamisia parhaiden kanditaattien kanssa. Rekrytointiprosessissa ei kannata laittaa kaikkia munia yhteen koriin. Mitä teet, jos ainoa finaaliin valitsemasi tipahtaakin pois? Et myöskään halua joutua tilanteeseen, jossa palkkaat ainoan finaalikanditaattisi prosessin epäonnistumisen pelosta tai uupumuksesta.
Sosiaalinen yhteensopivuus. Viimeisten tapaamisten järjestäminen sosiaalisessa kontekstissa voi antaa monipuolisemman kuvan hakijasta. Käy hakijan kanssa vaikka lounaalla ja kutsu mukaan hänen tulevia alaisiaan tai kollegoitaan. Opit usein ihmisistä paljon enemmän sosiaalisessa ympäristössä kuin haastattelussa.
Ole ripeä. Vaikka tapaat hakijat useita kertoja, kannattaa olla ripeä. Työpaikan vaihto on tunnelatautunut päätös. Jos saat työntekijän innostuneeksi työstä, hyödynnä momentum. Mitä enemmän prosessi pitkittyy, sitä useammin kanditaatit tipahtavat pois.
Tarkista suosittelijat. Suosittelijoille soittaminen on osa riskien minimointia. Pyydä suosittelijaa kertomaan jostain tilanteesta, joka kuvastaa hyvin henkilön työskentelytapaa – täsmääkö suosittelijan kertomus omien havaintojesi kanssa? Voit myös tarkastaa LinkedInistä löytyviä suosituksia ja yhteisiä tuttuja.
Harkitse soveltuvuusarviointia. Mitä haastavampi tehtävä, sitä enemmän lisäarvoa psykologinen soveltuvuusarviointi voi antaa (johon erikoistunut yrittäjä itse olen). Soveltuvuusarviointi ei kuitenkaan paikkaa huonosti hoidettua työhaastattelua ja rekrytointiprosessia. Arviointiin kannattaa lähettää vähintään kaksi hakijaa (ei munia yhteen koriin).
Älä unohda perehdytystä. Oikean henkilön valinta johtaa seuraavaan haasteeseen: hänen perehdyttämiseensä. Se, että keskittyy vain palkkaamaan oikeita henkilöitä, mutta ei mahdollista heidän työssä onnistumisensa, on kuin kaataisi vettä tyhjään kaivoon. Hyvä alku on kertoa valitulle henkilölle kuinka innostunut olet mahdollisuudesta työskennellä hänen kanssaan (tai pyytää jotain muuta hänen jo tapaamansa henkilöä tekemään tämän).
